Для оформления машиночитаемой доверенности (МЧД) на сотрудника организации необходимо следовать определённым шагам, учитывая изменения в законодательстве и требования к электронным документам.
Что такое МЧД?
МЧД — это электронная форма доверенности, которая создаётся в формате XML и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Она позволяет сотрудникам подписывать документы от имени компании, что особенно важно для подачи отчетности в контролирующие органы
Шаги для оформления МЧД
- Получение КЭП для сотрудника : * Перед оформлением МЧД сотрудник должен получить квалифицированный сертификат электронной подписи как физическое лицо. Это можно сделать в аккредитованных удостоверяющих центрах, список которых доступен на сайте ФНС
- Создание МЧД : * Зайдите на сайт ФНС или воспользуйтесь специализированными сервисами (например, 1С или СБИС), которые поддерживают оформление МЧД. * Заполните необходимые данные: период действия, ИНН, КПП, ОГРН организации, адрес, Ф.И.О. и должность работника
- Подписание и регистрация : * После заполнения данных руководитель должен подписать МЧД своей КЭП. * Загружайте подписанный файл в реестр ФНС для регистрации. Это может занять некоторое время, но часто происходит быстро
- Использование МЧД : * Сотрудник может использовать МЧД при подписании документов, прикрепляя файл к электронным отчетам или указывая номер доверенности для проверки полномочий
Важные аспекты
- Срок действия : Укажите срок действия доверенности при её оформлении. МЧД может быть отозвана раньше указанного срока в случае увольнения сотрудника
- Обязанности : С 1 сентября 2023 года использование МЧД стало обязательным для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Без неё подписи на документах не будут иметь юридической силы
Таким образом, оформление МЧД — это важный процесс для обеспечения легитимности действий сотрудников при работе с электронными документами.
English (US)